Conseil GED DEMAT

En route pour le document intelligent dans l’entreprise

Des chercheurs de Palo Alto (PARC) travaillent à un logiciel qui catégorise les informations d’un document, selon leur sensibilité et leurs destinataires. Imaginez que lors de la production d’un document vous puissiez déterminer les informations lisibles en fonction de leur lecteur,
un seul document et plusieurs lectures.


Nous devons dès maintenant, dès la création d’un document, l’organiser pour le rendre intelligent, classer et hiérarchiser les données selon leur sensibilité et bien sûr en fonction des différents types de destinataire. (page, colonne, zone, etc.)
Pour la sécurité et la confidentialité mais surtout et peut être est-ce la première finalité,

donnez la bonne information, au bon moment, à la bonne personne.

En fonction du profil utilisateur, voir uniquement et traiter les données utiles, quel profit !


Ne VOIR que les informations indispensables dans le processus normal sans pollution de données inutiles et parfois troublantes.

Sans oublier bien sûr que cette approche facilite la sécurisation des documents et leurs archivages.





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Vous pouvez nous joindre :
Par mail : services@cap75.fr
Par gsm : 06 10 32 74 25
Par téléphone fixe : 01 48 03 08 77
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un site à découvrir et à faire connaître à petits et grands

Comme La Plume au Vent



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Repenser l’organisation humaine de l’entreprise

pour que la bonne personne (dans l’entreprise, ou hors de l’entreprise)

dispose de la bonne information (l’information nécessaire pour atteindre les objectifs recherchés)

au bon moment. (productivité et durée optimale)

Des acteurs, des tâches, des documents, des objectifs !!!

L’entreprise, une organisation complexe doit faire face avec les NTIC à un afflux d’informations de plus important et souvent mal canalisé.

Or chacun des acteurs, du chef d’entreprise à l’exécutant, pour jouer harmonieusement leurs rôles, a besoin de disposer de l’information utile et nécessaire à la prise de décision ou de son exécution au bon moment.

Un mot clé : la traçabilité active.

Savoir qui doit faire et qui a fait définissent le mode organisationnelle de l’ entreprise,

- de la création d’un document, la diffusion dans et hors de l’entreprise à l’archivage.
en effet, dès la création d’un document, doivent être définis, les fonctions, les intervenants, les rôles, et les procédures pour valider et diffuser le document dans et hors de l’entreprise jusqu’à l’archivage.
- dès son entrée dans l’entreprise, le document, quelque soit son mode d’entrée : courrier, fax, mèl, sms, message…
Un circuit de circulation du document doit être proposé, ce circuit de validation et de diffusion pouvant être amendé en temps réel.
Toutes ces définitions étant enregistrées dans un moteur de règles de gestion.
Ce moteur étant suffisamment souple pour s’enrichir au fur et à mesure. et pour alimenter au fil du temps, l’organisation correspondante au schéma très complet de la structure de l'entreprise.



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Objet : Une urgence « gérer vos documents autrement »
Lettre aux responsables d’entreprise et aux gestionnaires de documents

Paris le 28 août 2007,

Madame, Monsieur,

La rentrée est là, et déjà vous êtes confrontés à tout, aux hommes et femmes qui vous entourent, avec leurs exigences, aux clients qui en demandent plus, aux fournisseurs qui sollicitent des délais pour des prix plus lourds, aux plannings qui s’étalent, et vos journées qui s’allongent. Bref « vous devez faire plus avec moins »,… moins de tout.

Une exigence « gérer vos documents autrement »

La clé qui vous apportera bien des solutions, à vos équipes, à vos clients, à vos fournisseurs, aux plannings et à votre agenda.
Donnez-vous trois heures pour en imaginer les profits.
Durant ces trois heures nous vous présenterons les changements que vous pourrez attendre, les moyens à mettre en œuvre, des exemples concrets, des chiffres et des échanges d’expériences.
En effet, nous avons tous, nombres de documents à gérer, ceux qui entrent dans l’entreprise, ceux qui en sortent, ceux qui y circulent… des officiels, d’autres qui engagent l’entreprise, ou qui créent du lien entre les hommes.
Déjà le papier a commencé à laisser la place à d’autres supports sans que l’entreprise n’en maîtrise les flux, la circulation, la conservation, la confidentialité, ni même la protection.
Exemple : les documents qui se propagent dans vos messageries !!!
Au quotidien, de façon insidieuse, vous percevez les désagréments, parfois même les dangers.

Gérer autrement vos documents est d’ores et déjà une obligation pour vous.
Si vous ne le faîtes pas maintenant, tranquillement, en choisissant les documents à transformer, vous devrez le faire en même temps que tout le monde dans la précipitation.
Conséquence, un coût supérieur peut-être même hors budget.
Aujourd’hui vous vous devez :
de vous informer, de comparer, de planifier, de budgéter, et d’en organiser la mise en œuvre.
Dans cette approche, CAP75 affilié à Coopaname l’entreprise partagée (230 entrepreneurs) vous invite à son prochain séminaire (gratuit) à Paris.
« La vie du document dans l’entreprise »
La matinée du mardi 18 septembre 2007
17 bis rue Jenner 75013 Paris
Un programme complet de sensibilisation à l’évolution de la gestion des documents.

Dans l’attente de vous rencontrer, veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos sentiments les plus dévoués.

Sabino Di Monté

Inscrivez-vous à en ligne notre prochain séminaire gratuit le 18 septembre 2007 à Paris.
LA VIE DU DOCUMENT DANS L'ENTREPRISE


formulaire d'inscription et programme
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le programme

Un tour de table pour identifier les participants et cerner leurs besoins
Table ronde : les 4 étapes du cycle de vie de la gestion dynamique du document :
1 - Acquisition, élaboration d’un document
enregistrement, classement, indexation
2 - Gestion du document
administration, contrôle d’accès, sécurité, maj.
3 - Diffusion du document
circulation, gestion des flux
4 - Archivage du document
stockage, conservation, confidentialité, protection

Des solutions
La Gestion électronique de document (GED) DocPort ! de Créatis
présentation et démonstration
quelques références d’utilisateurs :
http://www.creatis.net/references.php

La dématérialisation, les solutions iXBiz, iXBus de SRCI
présentation et démonstration
quelques références d’utilisateurs : http://www.srci.fr/wfrmClient_iXBus.aspx
http://www.srci.fr/wfrmClient_iXBiz.aspx

Conclusion : les réponses spécifiques à vos besoins
Ps : Gérer autrement vos documents permet de réaliser des ECONOMIES IMPORTANTES

Télécharger le programme en PDF http://www.cap75.fr

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Paris le 10 août 2007

Lettre aux Responsables d'entreprises

(et aux gestionnaires de documents)

“Gérer autrement vos documents devient une urgence”

Nous avons tous, nombres de documents à gérer, ceux qui entrent dans l’entreprise, ceux qui en sortent, ceux qui y circulent…

Des officiels, d’autres qui engagent l’entreprise, ou qui créent du lien entre les hommes.

Déjà le papier a commencé à laisser la place à d’autres supports sans que l’entreprise n’en maîtrise les flux, la circulation, la conservation, la confidentialité, ni même la protection.

Exemple : les documents qui se propagent dans vos messageries !!!

Au quotidien, de façon insidieuse, vous percevez les désagréments, parfois même les dangers.

Gérer autrement vos documents est d’ores et déjà une obligation pour vous.
Si vous ne le faîtes pas maintenant, tranquillement, en choisissant les documents à transformer, vous devrez le faire en même temps que tout le monde dans la précipitation.
Conséquence, un coût supérieur peut-être même hors budget.
Aujourd’hui vous vous devez :
de vous informer, de comparer, de planifier, de budgéter, et d’en organiser la mise en œuvre.
Dans cette approche, CAP75 affilié à Coopaname l’entreprise partagée (230 entrepreneurs)
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« La vie du document dans l’entreprise » La matinée du mardi 18 septembre 2007

17 bis rue Jenner 75013 Paris

Un programme complet de sensibilisation à l’évolution de la gestion des documents :

Un tour de table pour identifier les participants et cerner leurs besoins
Table ronde : les 4 étapes du cycle de vie de la gestion dynamique du document :
1 - Acquisition, élaboration d’un document
enregistrement, classement, indexation
2 - Gestion du document
administration, contrôle d’accès, sécurité, maj.
3 - Diffusion du document
circulation, gestion des flux
4 - Archivage du document
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Pour gérer autrement vos documents Les solutions CAP75 :

CAP-DOC, CAP-GED, CAP-DEMAT … Consultez-nous

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la GED DocPort! est la solution idéale pour votre entreprise. lien : http://www.creatis.net



Solutions de dématérialisation

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La Gestion des Documents
nouvelle pierre angulaire
des stratégies des PME

Au sein d'une organisation le choix de gérer ses documents ou pas
relève dorénavant de la stratégie d'entreprise.
L’enjeu économique découle du coût de la composante* dites "papier" dans une entreprise.
• composante= traitement, production, stockage, recherche, archivage etc...
Dans l'économie de l'immatériel, (l’économie du savoir)
on gère les informations électroniques de toute nature.

La justification d'une GED n'est plus uniquement d'ordre légal mais la GED devient partie importante et intégrante du système d'information des entreprises et joue, dès lors, un rôle économique et stratégique, et selon le cabinet d'études Gartner, la gestion électronique de documents (GED) a le vent en poupe.

• La GED améliore les processus de circulation et de recherche de documents,
• elle répond aux contraintes de sauvegarde et d'archivage légal de plus en plus fortes,
• elle s’adapte bien au PME car l'organisation du travail et les circuits de validation de l'information sont moins lourds dans les petites structures
• Le workflow automatise la circulation des documents et améliore la productivité.

La GED
Pour mettre en place une organisation qui s’adapte à l’utilisateur
- pour gagner du temps :
• classement naturel, organisé et instantané des informations,
• Un accès rapide et intuitif aux données, traitement accéléré des dossiers, réactivité améliorée, travail plus détendu
- pour économiser :
• élimination des temps de recherche, de classement, ou duplication des documents, avec pour conséquence une productivité accrue, gain de place…
• la dématérialisation des documents supprime les impressions et les photocopies inutiles
- pour un meilleur partage de l’information :
• Résultat : l’information circule mieux, dossiers et processus sont normalisés,
• la sécurité est renforcée (accès, sauvegarde, archivage…)

Pour gérer autrement vos documents
Les solutions CAP75 :
CAP-DOC, CAP-GED, CAP-DEMAT …
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